War die Personalabteilung früher der Ort, an dem Akten verwaltet, Bewerbungen gesichtet und gesichert sowie Gehaltsabrechnungen durchgeführt wurden, so ist sie heute viel mehr: HR ist zur Schnittstelle zwischen Führungsebene und Mitarbeitern geworden, zuständig vom „Onboarding“ neuer Mitarbeiter über Schulungen bis zur strategischen Planung von Ressourcen und Kapazitäten. „Die Funktion der HR“, sagt Pamela Bolz, „lässt sich gut in drei Bereiche einteilen: Personalentwicklung, Recruitment und Administration.“ In der Personalentwicklung geht es unter anderem um die Schulung von Mitarbeitern. Das Thema „Recruitment“ beinhaltet das Bewerber-Screening und Führen von Interviews. Bei der Administration geht es hauptsächlich um die Betreuung der Mitarbeiter und Führungskräfte. „HR trägt viel zum Unternehmenserfolg bei“, sagt Bolz. Und trotzdem: In der Digitalisierung spielt die Personalabteilung nur eine Randfigur. Wie man das ändern kann? Dazu später mehr. Schauen wir uns zuerst einmal ihre Position und Funktion im Wandel der Zeit an.
Das hat sich im Personalwesen verändert
„Obwohl heute noch immer viel analog gearbeitet wird und in vielen Unternehmen die Ausstattung der Personalabteilung mit digitalem Handwerkszeug eine eher untergeordnete Priorität hat, hat die HR ihr Image stark gewandelt“, sagt Pamela Bolz. „Früher ging es hauptsächlich um die Verwaltung, heute besitzt die Personalabteilung aber auch eine beratende Funktion.“ Die klassische Herangehensweise von: „Hier ist eine Akte, verwalten Sie die bitte, und den Rest macht die Geschäftsführung“ ist also passé. Diese Abweichung in Richtung Strategie komme, so Bolz, nicht von ungefähr. „Hier geht es auch einfach darum, einen gewissen Wettbewerbsvorteil zu haben. Wir arbeiten inzwischen gemeinsam mit der Geschäftsführung an der strategischen Planung des Unternehmens – als sogenannter HR-Business-Partner.“
Vom Personaler zum HR-Business-Partner
„HR-Business-Partner“ steht für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Unternehmensführung, Personalverantwortlichen und den Betriebsräten. „Das bedeutet für uns als Abteilung auch eine höhere Entscheidungsfreiheit, weil wir für die strategische Einbindung von HR-Themen in unternehmerische Entscheidungen und für personalwirtschaftliche Prozesse verantwortlich sind.“ Hier geht es also auch um Fragen bei der Personalplanung wie: Wie lassen sich Kompetenzen fördern, oder wo liegen die Stärken einzelner Mitarbeiter? Und: Wenn es die geeigneten Kandidaten derzeit nicht gibt, wie können Mitarbeiter dem geforderten Jobprofil entsprechend geschult oder weiterentwickelt werden? „Als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Führungskraft und Mitarbeiter ist unser Aufgabenbereich gewaltig gewachsen.“
Hoher Zeitaufwand durch fehlende Digitalisierung
Die klassische Personalakte, sagt Bolz, gebe es in vielen Unternehmen auch heute immer noch. „Das heißt, dass die Abteilungen ihre Checklisten hier per Hand befüllen und die Unterlagen dann einscannen und digital ablegen. Und da liegt auch das Problem: Eine Personalabteilung, die teilweise noch in den Prozessen der Vergangenheit steckt, kann nur unzureichend dafür sorgen, Unternehmen und bestehende Mitarbeiter fit zu machen für die Digitalisierung. „Natürlich können viele Abteilungen heutzutage auf Systeme zurückgreifen, zum Beispiel auf ein Gehaltsabrechnungssystem. Trotzdem wird bei einigen Firmen eben noch viel per Hand erledigt, was einen ungemeinen Zeitaufwand bedeutet und auch eine potenzielle Fehlerquelle darstellt“, sagt Bolz. Hier entstehen auch durch den Gesetzgeber zusätzliche Hürden: „Fristen müssen eingehalten und der Datenschutz muss, nicht nur vor dem Hintergrund des nahenden Stichtages zur DSGVO, gewährleistet werden. Das ist für Unternehmen, die noch mit analogen Akten arbeiten, sehr schwierig.“ Warum? „Zum Beispiel muss die HR in den betroffenen Unternehmen dafür sorgen, dass die Aktenschränke abgeschlossen sind und niemand Zugriff darauf hat. Andererseits gibt es jedoch das Einsichtsrecht in die Personalakte. Nicht digitalisierte Abteilungen stehen dann vor teils skurrilen Situationen: So kommt es vor, dass ein Mitarbeiter aus Ort X seine Akte einsehen will, die jedoch in der Zentrale an Ort Y steht. Da die Akte nicht unbeaufsichtigt aus der Hand gegeben werden darf und sie auch nicht via E-Mail zur Verfügung gestellt werden kann, muss der betreffende Personaler entweder mit der Akte nach X fahren, oder der Mitarbeiter kommt nach Y.“
Das muss sich verändern
Laut Bolz geht es hauptsächlich darum, Informationen schneller zur Verfügung zu stellen. „Hier spielt auch wieder das Thema Wettbewerb eine große Rolle: Geht es bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und im gesamten Einstellungsprozess oder der Kommunikation schneller voran, können Zeit und Kosten gespart werden.“ Ein weiterer Aspekt sei die Zusammenarbeit und Transparenz innerhalb der unterschiedlichen Abteilungen innerhalb der HR. „Zum Beispiel werden die Akten der Mitarbeiter in der Administration geführt. Die der Auszubildenden führt oftmals jedoch die Personalentwicklung. Dadurch entsteht eine Trennung, die nicht sehr vorteilhaft ist.“ Die HR müsse also, sagt Pamela Bolz, auch an sich selbst arbeiten: „Die Abteilung muss so transparent wie möglich arbeiten, um beispielsweise Doppelarbeiten zu vermeiden und effizienter zu agieren.“ Und mit einer übergeordneten Informationsquelle wie der digitalen Personalakte, erklärt Bolz, „kann sich jeder das ‚rausziehen‘, was er benötigt, um abteilungsübergreifend zu arbeiten. Vorteil des digitalen Datenmanagements: Durch die zentrale Ablage behält die HR stets den Überblick, was etwa bei auslaufenden Probezeiten oder auch der Elternzeit bei Mitarbeitern gerade zur Einhaltung des Arbeitsrechts relevant ist.
So können analog und digital nebeneinander bestehen
Dass es im Arbeitsalltag unweigerlich zu Überschneidungen kommt, ist Bolz bewusst. „Man sollte jedoch versuchen, so viel wie möglich, digital zu ‚machen‘ und analoge Prozesse auf einem Minimum zu halten.“ So lassen sich die Digitalisierung ganz einfach – Schritt für Schritt – umsetzten. „Natürlich bleibt eine gewisse analoge ‚Restakte‘ weiterhin bestehen, der Gesetzgeber verlangt ja einige Dokumente noch in Papierform.“ Die Herausforderung dabei sei, stets alle Schnittstellen im Auge zu behalten sowie Prozesse und Workflows anzupassen.
Mit DMS-Lösungen auf die digitale Überholspur
Die HR ist also mitverantwortlich, die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben. Und so viel ist klar: Digitalisierung ist nicht mehr ausschließlich ein IT-, sondern auch ein Human-Resources-Thema. Ein Mammutakt, wenn man bedenkt, dass der digitale Wandel zwar auch eine bewusste Gestaltung von Kommunikation und Arbeitskultur ist, viele HR-Abteilungen momentan aber noch alles andere als digital sind. Bolz rät: „Das A und O ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem. Denn in einem DMS sind klare Workflows hinterlegt, die es einem erlauben, schneller zu arbeiten und Standards einzuhalten.“ Alle Daten können außerdem zentral an einem Speicherort abgelegt werden und sind von überall aus einzusehen und zu bearbeiten. Zudem legt das System fachbezogene Masken an, verwaltet Personaldokumente, legt automatisch Unterordner zu Weiterbildungen oder Krankentagen an – und ist zudem DSGVO-konform, weil Compliance-Richtlinien automatisch eingehalten werden. „Hier geht es darum, die Nase vorn zu haben. Wer zu lange braucht, um Talente zu rekrutieren, weil seine eigenen Prozesse im Haus nicht koordiniert oder standardisiert sind, der kann im digitalen Wettbewerb nicht mithalten“, sagt Bolz.
Fazit: Die Digitalisierung macht auch vor der Personalabteilung nicht halt: „Im Zuge der Umstellung muss die HR ihre Aufgaben mithilfe innovativer Software möglichst automatisiert, effizient und papierlos gestalten“, sagt Pamela Bolz. TA Triumph-Adler hat eine kompakte Softwarelösung entwickelt, die genau dort ansetzt. Sie wollen mehr wissen?Informationen zu Funktionen und Vorteilen des „TA BusinessOptimizers“ finden Sie in unserer Broschüre.
