WENIGER WORK, MEHR FLOW
Wie Sie Rechnungen jetzt schneller bearbeiten können und dabei auch noch Geld sparen – allein oder mit dem ZUGFeRD-Standard.
Diese Vereinfachungen eröffnen erhebliche Einsparpotenziale. Jedoch nicht, wie man vermuten würde, in Form von Druckkosten oder Porto, sondern durch effizientere Prozesse. Während papiergebundene Rechnungen in vielen unterschiedlichen Formaten eingehen, kommen elektronische Rechnungen in wenigen, vorher vereinbarten Formaten. Indem sie dann auch konsequent digital weiterverarbeitet werden, beschleunigt sich der gesamte Prozess, sodass Fristen für Skonti und Zahlung meist einfacher eingehalten werden können als auf analogem Weg. Wie Unternehmen ihren Rechnungs-Workflow digitalisieren können und welche rechtlichen und steuerlichen Fragen zu beachten sind, haben wir hier für Sie zusammengefasst:
- Zustimmung des Empfängers:
Der Empfänger muss dem Rechnungsversand mindestens stillschweigend zustimmen. - Gleichbehandlung aller Rechnungen:
Alle Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen und die Pflichtangaben aus §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG enthalten. - Authentizität und Integrität:
Sie müssen die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleisten können, ebenso dass durch die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung entstanden ist und dass die Leistung erbracht wurde. Beides können Sie durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen. Wie das aussieht, können Sie selbst entscheiden. - Lesbarkeit:
Dokumente müssen während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren angezeigt werden können. Dokumenten-Management-Lösungen sollten daher über den gesamten Zeitraum die Lesbarkeit ehemaliger und aktueller Formate (TIFF und/oder PDF) unterstützen. - Aufbewahrungspflicht:
Bewahren Sie alle Rechnungen unveränderbar auf. Zum Beispiel sollte der Zugriff auf Rechnungen kontrolliert werden. Marktüblich ist der Einsatz von dokumentenechten Dateiformaten wie TIFF oder PDF. Diese wurden für eine langfristige Archivierung entwickelt. Außerdem können Sie damit überprüfen, ob ein Dokument verändert wurde. - Speicherung im Originalformat:
Auch elektronische Rechnungen müssen Sie im Original aufbewahren. Sobald Sie elektronische Rechnungen in ein neues Format konvertieren, müssen Sie neben der Originaldatei auch alle entstandenen Konvertierungsergebnisse aufbewahren. - Scannen und vernichten:
Papierrechnungen dürfen Sie scannen und vernichten, wenn Sie dabei die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beachten. Diese Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums hat Anfang 2015 die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GdPdU) abgelöst. - Nachvollziehbarkeit:
Die Vorgänge zur Rechnungsprüfung müssen Sie nachträglich nachweisen können. Auch diese Anforderung können Sie über Ihr innerbetriebliches Kontrollmanagement erfüllen. Beachten Sie dabei, dass Sie die Prozessdokumentation ebenfalls zehn Jahre aufbewahren.
Der ZUGFeRD-Standard:
Das Akronym steht für „Zentrale User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wurde vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ sowie von Ministerien, Verbänden und Unternehmen entwickelt.
Der Standard setzt sich immer stärker durch und ist auch über die Grenzen Deutschlands hinaus kompatibel. Er entspricht allen gesetzlichen Vorgaben und beschreibt, wie alle Informationen einer Rechnung, also der Text und alle grafischen Elemente, in einer PDF-Datei gespeichert werden. Das Besondere: Der Standard ist so definiert, dass zum Beispiel Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie hier.
